Bundesbehörde

Alle Organisationen müssen digitale und papierbasierte Dokumente verwalten, wobei die Komplexität bei größeren Einheiten zunimmt. In der Bundesregierung können große Abteilungen und Behörden Millionen von Dokumenten – oder mehr – speichern, organisieren, schützen und darauf zugreifen.

Eine solche Behörde bearbeitet jährlich Millionen von Leistungsfällen und erstellt dabei Hunderte oder manchmal Tausende von Seiten an Dokumenten pro Fall.

Früher erledigte die Behörde den Großteil dieser Bearbeitung auf Papier, was zu einer enormen Anzahl von Seiten führte. Jetzt jedoch hat sie auf Hyland Alfresco als digitales Inhalts- und Dokumentenarchiv umgestellt.

Auf offenen Standards und Programmierschnittstellen (APIs) basierend, ist Alfresco einfach zu integrieren und anzupassen. Das war entscheidend, als CGI Federal – ein US-amerikanisches Technologie- und Dienstleistungsunternehmen – mit der Bundesbehörde zusammenarbeitete, um APIs zu entwickeln, die den geschäftlichen Anwendungsfällen entsprachen und es der Behörde ermöglichten, mehrere Ebenen der Datenvalidierung hinzuzufügen.

Weitere wichtige Faktoren, die die Behörde überzeugten, waren:

Dokumentenmanagement

Die Fähigkeit, Dokumente automatisch personenorientiert über mehrere Fälle und Systeme hinweg in Übereinstimmung mit den Bundesvorschriften zu identifizieren und zu deklarieren, war ein entscheidender Faktor für die Wahl von Hyland durch die Behörde. Da Personen mit mehreren Fällen verbunden sind, hängt die Aufbewahrung der vollständigen Akte einer Person von vielen Variablen ab, die sich im Laufe der Zeit ändern können. Alfresco passt die Aufbewahrungsregeln entsprechend an, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Flexibilität

Alfresco bietet ein flexibles, objektorientiertes Informationsmodell. Diese Fähigkeit ermöglicht komplexere Beziehungen zwischen Komponenten als die einfache baumartige Hierarchie, die die meisten Plattformen bieten.

Alfresco bietet Vielseitigkeit und Skalierbarkeit, was es hochgradig anpassungsfähig macht, um sich bei Bedarf zu ändern und sich an die sich entwickelnden Ziele anzupassen.

„In Bezug auf Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit denke ich, dass es einfach eine großartige Plattform ist“, sagte Kevin Dorr, Alfresco-Architekt bei CGI Federal.

Multifunktionales Dokumentenarchiv

Die Behörde hat Alfresco als Content-Engine implementiert, die mehrere wichtige Prozesse für die Interessengruppen und Beteiligten der Behörde bereitstellt. Die Hyland-Lösung dient als Backend für den Dokumenten-Viewer der Behörde. Zehntausende von Nutzern – verteilt auf mehrere Behörden der US-Regierung – haben Zugriff auf den Viewer, wenn sie eine bestimmte Person oder einen bestimmten Fall nachschlagen müssen.

Millionen von Formularen sowie unterstützende Nachweise werden im Dokumentenarchiv gespeichert. Insgesamt beherbergt Alfresco mehr als 500 Millionen Dokumente.

Verbesserte Benutzererfahrung

Wenn Antragsteller ihre Dokumente online einreichen, können sie Aktualisierungen vornehmen und den Status ihrer Fälle überprüfen. Sachbearbeiter erhalten dadurch weniger Anrufe. Darüber hinaus reichen Unternehmen bei mehreren vollständig digitalen Leistungstypen Anträge direkt im Namen ihrer Mitarbeiter ein.

Personenzentriertes Modell

Eine Person kann im Laufe der Zeit mit mehreren Fällen verbunden sein. Zum Beispiel erstellt eine Person einen Fall, wenn sie zum ersten Mal eine Leistung bei der Behörde beantragt. Wenn sie später bestehende Leistungen überarbeitet oder erweitert oder Leistungen für Familienmitglieder beantragt, erstellt sie weitere Fälle.

Mit Hilfe von CGI Federal und Hyland erstellt die Bundesbehörde eine personenzentrierte Ansicht, die es erleichtert, Informationen zu finden, die die gesamte Historie einer Person über mehrere Fälle hinweg abdecken.

Effizientere Fallbearbeitung

Der digitale Prozess erleichtert es Antragstellern, auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Auch Sachbearbeiter können viel effizienter arbeiten, wenn die Informationen digital verfügbar sind, anstatt auf eine sperrige Papierakte zu warten, die zwischen Büros verschickt wird.

Verbesserte Überprüfung

Die Nutzung digitaler Dokumente ermöglicht es Sachbearbeitern, schnell die Akte einer Person und andere verwandte Dokumente zu überprüfen, um Unstimmigkeiten zu erkennen und ein vollständiges Bild zu erhalten. Dies führt zu einer besseren Betrugserkennung und insgesamt verbesserten Entscheidungen.

Reduzierte Rückstände

Die Arbeit wird schneller erledigt, und Fälle werden früher abgeschlossen. Dies war besonders hilfreich, um den Rückstand bei Leistungsfällen sowie das hohe Volumen an FOIA-Anfragen (Freedom of Information Act) für diese Fälle zu bewältigen, die die Behörde erhält. Prüfer können nun schnell eine Akte überprüfen und ordnungsgemäß redigierte FOIA-Antworten vorbereiten.

Sichere und geschützte Dokumentenverwaltung

CGI Federal hat einen spezialisierten, verschlüsselten Content-Store entwickelt, den sie in die offene Architektur von Alfresco integriert haben. Dieser spezialisierte Content-Store verfügt über eine API, auf die das Security Operations Center (SOC) der Behörde direkt zugreifen kann, um festzustellen, ob es zu einem Datenleck mit klassifizierten Informationen gekommen ist. Falls ja, kann das SOC das Leck schnell über eine API beheben, alles in Übereinstimmung mit den Bundesstandards.

Archivierung von Dokumenten für die Geschichte

Der digitale Prozess geht über die Unterstützung bei fundierten Entscheidungen hinaus. Zukünftige Historiker werden in der Lage sein, Dokumente aus einem digitalen Archiv abzurufen.

„Dies sind permanente Dokumente. Und sie sind permanent, weil sie einen historischen Wert haben“, sagte Laurence Hart, Vizepräsident der National Security and Justice Business Unit von CGI Federal. „Wir möchten sicherstellen, dass zukünftige Historiker verstehen können, wie die Menschen von heute gelebt haben, und ihnen ermöglichen, eine genauere und reichhaltigere Geschichte über ihre Vergangenheit zu erstellen.“

CGI Federal plant, weiterhin mit der Bundesbehörde zusammenzuarbeiten, um ihre Prozesse weiter zu automatisieren. Viele Menschen reichen ihre Anträge noch auf Papierformularen ein, und die laufende Arbeit zur Automatisierung der Datenaufnahme wird die Abläufe weiter rationalisieren. Die Ergänzung durch intelligentes Dokumentenmanagement (IDP) in diesem Prozess wird die Aufnahme neuer Dokumente beschleunigen und genauere Entscheidungen für Leistungsempfänger.