El desafío
ASEFA, la compañía aseguradora especializada en construcción, se enfrentaba a una gestión manual y desorganizada de la documentación asociada a sus procesos de cotización, caracterizada por correos colapsados, almacenamiento disperso y procesos operativos manuales.
Los usuarios asignaban tareas manualmente, lo que generaba cuellos de botella y falta de trazabilidad en las operaciones. Además, la información estaba distribuida y duplicada en múltiples repositorios, duplicando documentos y complicando su localización. Todo esto ralentizaba los tiempos de respuesta y afectaba negativamente la eficiencia interna y la satisfacción del cliente.
La solución
ASEFA implementó una solución integral desarrollada por el partner de Hyland, Incentro, basada en Alfresco Content Services, para gestión documental, y Alfresco Application Development Framework, para facilitar una interfaz personalizada, intuitiva y adaptada al usuario final. Esta solución permitía automatizar tareas que eran anteriormente manuales y, sobre todo, que el reparto y la carga de trabajo se hiciera de manera automática. De esta forma se centralizó el repositorio de datos de ASEFA, permitiendo que cualquier persona pudiera buscar una operación y saber quién la tiene asignada, además de poder consultar el historial.
En resumen, se automatizaron tareas repetitivas, y actualmente se asignan y dividen las cargas de trabajo mediante procesos inteligentes en APS. Además, se consolidó la gestión documental en un único repositorio centralizado, mejorando las capacidades de búsqueda y trazabilidad. Se integraron los sistemas ERP existentes con la nueva plataforma para garantizar un flujo eficiente de datos y eliminar la dependencia del correo electrónico.
Los beneficios
La digitalización permitió a ASEFA incrementar en un 150% su capacidad de procesar cotizaciones, reducir significativamente la duplicación de documentos y mejorar el control de procesos mediante herramientas de trazabilidad avanzadas. La automatización disminuyó el tiempo de respuesta al cliente y eliminó los errores asociados con la gestión manual.
Adicionalmente, la capacidad de pausar y reanudar procesos en puntos específicos optimizó la eficiencia operativa, evitando reinicios innecesarios. El impacto positivo se tradujo en una mayor satisfacción del cliente, mayor productividad interna y una plataforma escalable preparada para futuras expansiones y mejoras.