El desafío
La Caixa Andorrana de la Seguridad Social (CASS) se enfrentaba al reto de modernizar y automatizar la gestión de procesos esenciales como la sanidad, las pensiones y prestaciones sociales. Como un pequeño país, Andorra tiene recursos limitados y requerimientos complejos: gestionar una gran cantidad de documentación y procesos normativos con tan solo 150 empleados. Además, su sistema incluye un modelo de copago y múltiples convenios internacionales con España, Francia y Portugal, lo que añade capas de complejidad. El entorno tecnológico existente estaba fragmentado, con un programa antiguo de 1968, que tenía funcionalidades obsoletas que dificultaban la eficiencia y la sostenibilidad de los procesos. Además, el futuro acuerdo de asociación con la UE aumentaría las relaciones internacionales y para ello necesitarán más rapidez en todos sus procesos.
La solución
La implementación de una solución basada en la plataforma Alfresco, en colaboración con Ricoh, fue clave para transformar la gestión documental y de procesos de la CASS. Este proyecto incluyó la consolidación de los sistemas existentes en una arquitectura de la información para asegurar su exportación, pero también su conservación.
Con una capa de microservicios unificada, permitiría la conexión con la base de datos, con el motor del proceso y con el gestor documental. Además, se definió un modelo de gobierno robusto y fiable, que priorizó la seguridad, el cumplimiento normativo, la integración y la escalabilidad futura.
La plataforma Alfresco integró herramientas de gestión de contenido, procesos de negocio (BPM) y un sistema de firma electrónica para asegurar la trazabilidad y validez legal de los documentos. También se desarrollaron soluciones específicas como portales para ciudadanos y empresas, que facilitaron el acceso a trámites y documentación de forma eficiente y segura.
Los beneficios
La modernización tecnológica proporcionó múltiples beneficios a la CASS. Gracias a la integración de Alfresco, mejoró la eficiencia operativa, consolidando al equipo, y convirtiéndole en referente de mercado. Dotaron a la infraestructura de CASS de seguridad con una capa de ciberseguridad que asegura la detección, identificación, respuesta, pero también el recovery y la resiliencia.
La automatización de procesos permitió una mejor gestión del alto volumen documental y trámites relacionados con la seguridad social, mejorando la experiencia de los ciudadanos y empleados. La flexibilidad de la arquitectura de microservicios facilitó la adaptación a nuevos requisitos, como los acuerdos futuros con la Unión Europea. Además, la seguridad y el cumplimiento normativo fueron fortalecidos gracias al almacenamiento seguro de documentos. Este éxito destacó la colaboración entre Ricoh y Hyland como socios estratégicos, asegurando que la CASS pueda continuar evolucionando hacia una gestión más moderna y sostenible.