Valeris

Acerca de Valeris: Valeris es una empresa de servicios para pacientes que se dedica a agilizar el proceso de prescripción y es reconocida por ofrecer soluciones innovadoras al complejo entorno de la atención médica.

Producto de Hyland: Hyland IDP

Integraciones: Valeris Lynk (propietario), Hyland OnBase

Principales éxitos:

• Se capturó un ahorro de tiempo del 40 %, con resultados que mejoran con el tiempo.

• Los documentos que antes tardaban entre 25 y 30 minutos en procesarse manualmente ahora tardan 5 minutos.

• La escalabilidad ha eliminado los problemas relacionados con las fluctuaciones estacionales.

• Después del programa piloto, Valeris planea ampliar el uso de Hyland IDP a otros programas de inscripción

Valeris es una empresa de servicios para pacientes dedicada a simplificar el recorrido de prescripción para pacientes que necesitan medicamentos especializados. Con Hyland IDP, Valeris pudo acelerar y optimizar el proceso de inscripción, asegurando que los pacientes reciban los medicamentos que necesitan sin demoras innecesarias.

Como organización que opera en el sector de la salud, Valeris está familiarizada con el procesamiento de grandes volúmenes de documentos. Cada nuevo caso de inscripción y aprobación de recetas implica la presentación de numerosos documentos por parte del paciente, los médicos, las compañías de seguros y muchas otras organizaciones.

Revisiones manuales y entrada de datos de miles de documentos al día

Hasta ahora, el procesamiento de todos estos documentos entrantes era en su mayoría una tarea manual. Aunque los documentos llegaban digitalmente como archivos adjuntos de correo electrónico o faxes, debían ser revisados por un empleado, quien luego los clasificaba y separaba según fuera necesario, y añadía palabras clave y otros metadatos. Una vez completadas esas tareas, el empleado enviaba los documentos para su incorporación en Lynk (el sistema de gestión de casos patentado de Valeris). Allí, otro usuario adjuntaba los documentos al caso correcto del paciente y hacía la entrada manual de datos de estos documentos en el repositorio de Valeris, OnBase.

Parte del desafío con el procesamiento manual era el gran volumen de documentos entrantes. Cada solicitud de inscripción puede requerir más de 30 tipos diferentes de documentos y formularios, que incluyen desde registros médicos, recetas y resultados de análisis de laboratorio, hasta identificaciones, declaraciones de ingresos e impuestos, y aprobaciones y preautorizaciones de seguros. Con un proceso tan intensivo en términos de documentos, no era inusual que los empleados de Valeris tuvieran que clasificar y separar entre 2,000 y 3,000 documentos al día en los más de 40 programas de prescripción de Valeris.

La documentación de ingreso llegaba en un solo archivo que contenía paquetes de documentos mezclados

Otro desafío con los documentos entrantes era que, a menudo, llegaban en paquetes de documentos mezclados escaneados en un solo archivo, y se requería un esfuerzo considerable para separarlos y clasificarlos adecuadamente como documentos individuales.

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Considerables picos de volumen estacionales

También había un aumento drástico y recurrente en el volumen estacional durante el período anual de reinscripción de pacientes, durante el cual el volumen de procesamiento prácticamente se duplicaba. Esto obligaba a Valeris a asignar recursos adicionales a este proceso, que ya era costoso.

Los errores de procesamiento eran inevitables

Finalmente, también se buscaba reducir los errores en el procesamiento de documentos. Dado el volumen y la variedad de documentos procesados diariamente, incluso los mejores empleados humanos podrían cometer errores simples que podían resultar en la repetición de tareas y retrasar la entrega de medicamentos necesarios a los pacientes.

"Fue en ese momento cuando el departamento de TI de Valeris decidió investigar las soluciones de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP)", afirmó Aaron Seamans, Vicepresidente de Tecnología de la Información de Valeris. Ya siendo cliente de Hyland y utilizando nuestra solución ECM de OnBase, el equipo finalmente optó por Hyland IDP, impresionado por las capacidades de aprendizaje automático de la solución.

"La capacidad de aprendizaje de la solución fue un importante aspecto", declaró Seamans. Necesitábamos una solución que no solo pudiera aprender diferentes tipos de documentos, sino también aprender continuamente las variaciones dentro de cada tipo, y mejorar con el tiempo. Y eso es lo que hace Hyland IDP.

Hyland IDP permite a Valeris acelerar el proceso de inscripción de pacientes mediante la automatización de la separación, clasificación, extracción e introducción de datos en OnBase.

Acelera el procesamiento de documentos

Una de las principales razones por las que Valeris invirtió en Hyland IDP fue para acelerar el tiempo de procesamiento de documentos. Aunque el sistema todavía está en fase de aprendizaje y Valeris está llevando a cabo revisiones manuales de lotes para asegurar la calidad, ya han observado un ahorro de tiempo de hasta un 40 % en el proceso general.

Todo avanzará incluso más rápido una vez que el sistema esté completamente entrenado y se puedan omitir las revisiones por lotes.

"Los documentos complejos que solían tardar entre 20 y 30 minutos en procesarse manualmente, ahora tardan alrededor de cinco minutos con Hyland IDP", dijo Seamans.

Hyland IDP no solo clasifica con precisión cada documento, sino que también separa eficazmente los paquetes de documentos mezclados.

Escala con la demanda

Las fluctuaciones estacionales en el volumen que antes requerían que Valeris añadiera recursos al proceso ahora se gestionan sin problemas. Hyland IDP se adapta con facilidad desde unos pocos miles de documentos hasta decenas de miles, sin perder velocidad.

Mejora la experiencia de los empleados

Aunque algunos usuarios de Valeris inicialmente eran escépticos sobre la capacidad de la solución para manejar las tareas complejas de procesamiento de documentos, ahora confían plenamente en ella. No solo es fácil usar y gestionar Hyland IDP, sino que también libera a los empleados de las tediosas tareas de entrada de datos, permitiéndoles dedicar más tiempo y energía a gestionar sus casos e interactuar con los pacientes.

Un cambio significativo

Dado que Valeris ayuda a los pacientes a obtener medicamentos especializados, el tiempo siempre es crucial. Cuanto más rápido se añadan todos los documentos requeridos al sistema, más rápido podrá comenzar el proceso de aprobaciones.

"La calidad de vida de nuestros pacientes depende de estos medicamentos, y si podemos reducir su tiempo de espera aunque sea en unas pocas horas, esto significa un gran avance", dijo Seamans.

La implementación inicial de Hyland IDP por parte de Valeris se orientó únicamente a dos de sus más de 40 programas de inscripción diferentes. Ahora que Hyland IDP ha demostrado su eficacia, la organización tiene previsto comenzar a implementarlo en los otros programas.

Seamans y su departamento también están evaluando qué más se puede automatizar en el proceso de inscripción, incluyendo la creación de casos, la integración de CRM y otros aspectos.

“El cielo es realmente el límite en lo que podemos lograr”, dice.