連邦機関

すべての組織は、デジタルおよび紙の文書を管理する必要があり、大規模な組織ではその複雑さが増します。連邦政府では、大規模な部門や機関が数百万、またはそれ以上の文書を保存、整理、保護、アクセスする必要があります。 
そのような機関の1つは、毎年数百万件の給付ケースを処理し、各ケースで数百、時には数千ページの文書を生成しています。 
以前は、この機関はほとんどの処理を紙で行っており、膨大なページ数を生み出していました。しかし現在では、Hyland Alfrescoをデジタルコンテンツおよび文書リポジトリとして採用しています。 

オープンスタンダードとアプリケーションプログラミングインターフェース（API）に基づいて構築されたAlfrescoは、統合とカスタマイズが容易です。これは、CGI Federal（米国の技術およびプロフェッショナルサービス企業）が連邦機関と協力して、ビジネスユースケースに適合するAPIを開発し、機関が複数のデータ検証レイヤーを追加できるようにした際に重要でした。

機関を納得させた他の重要な要因には以下が含まれます：

文書管理

複数のケースやシステムをまたいで、人を中心とした方法で文書を自動的に識別し、宣言する能力は、Hylandを選択する上での重要な要因でした。複数のケースに関連付けられた個人の場合、その完全な記録の処分は、時間とともに変化する多くの変数に依存します。Alfrescoは、人間の介入なしに保持ルールを適応させます。

柔軟性

Alfrescoは、柔軟でオブジェクト指向の情報モデルを提供します。この機能により、ほとんどのプラットフォームが提供する単純なツリーベースの階層よりも複雑なコンポーネント間の関係が可能になります。

Alfrescoは多用途性とスケーラビリティを提供し、進化する目標を満たすために必要なカスタマイズに非常に適応可能です。

「信頼性とスケーラビリティの観点から、これは単に素晴らしいプラットフォームだと思います」と、CGI FederalのAlfrescoアーキテクトであるKevin Dorr氏は述べています。

多機能文書リポジトリ

この機関は、Alfrescoをコンテンツエンジンとして導入し、機関の構成員や利害関係者に複数の主要なプロセスを提供しています。Hylandのソリューションは、機関の文書ビューアのバックエンドとして機能します。米国政府の複数の機関にまたがる数万人のユーザーが、特定の人物やケースを検索する必要があるときにビューアにアクセスします。

数百万のフォームと、それを裏付ける証拠が文書リポジトリに保存されています。合計で、Alfrescoは5億以上の文書を収容しています。

ユーザーエクスペリエンスの向上

申請者がオンラインで文書を提出すると、更新を送信したり、ケースの状況を確認したりできます。その結果、エージェントへの電話が減少します。さらに、完全にデジタル化された複数の給付ケースタイプでは、企業が従業員に代わって直接申請を提出します。

人を中心としたモデル

1人の個人が時間の経過とともに複数のケースに関連付けられることがあります。たとえば、個人が初めて機関に給付を申請するときにケースを作成します。その後、既存の給付を改訂または拡大したり、家族のために給付を申請したりすると、さらにケースが作成されます。

CGI FederalおよびHylandの支援を受けて、連邦機関は、複数のケースにわたる個人の全履歴をカバーする情報を簡単に検索できるようにする、人を中心としたビューを作成しています。

ケース処理の効率化

デジタルプロセスにより、申請者が必要な情報にアクセスしやすくなります。ケースの審査官も、情報がデジタルで利用可能な場合、より効率的に作業できます。紙の記録がオフィス間で配送されるのを待つ必要がなくなります。

検証の改善

デジタル文書を使用することで、ケースの審査官は個人の記録や関連する他の文書を迅速に確認し、不一致を特定して全体像を把握できます。これにより、詐欺の特定が向上し、全体的により良い意思決定が可能になります。

バックログの削減

作業がより迅速に行われ、ケースが早期に解決されます。これは、給付ケースのバックログを解消するのに特に役立ちました。また、機関が受け取るこれらのケースに関するFOIA（情報自由法）リクエストの高いボリュームにも対応しています。審査官は、ファイルを迅速に確認し、適切に編集されたFOIA応答を準備できます。

安全で保護された文書管理

CGI Federalは、Alfrescoのオープンアーキテクチャに統合された、専門的で暗号化されたコンテンツストアを開発しました。この専門的なコンテンツストアには、機関のセキュリティオペレーションセンター（SOC）が直接アクセスして、機密データの漏洩があったかどうかを判断できるAPIがあります。漏洩があった場合、SOCはAPIを通じて迅速に漏洩を修正できます。すべて連邦基準に準拠しています。

歴史のための文書保存

デジタルプロセスは、情報に基づいた意思決定を支援するだけではありません。将来の歴史家は、デジタルリポジトリから文書を見つけて取得することができます。

「これらは永久的な文書です。そして、それらは歴史的価値があるため、永久的な文書です」と、CGI Federalの国家安全保障および司法事業部門の副社長であるLaurence Hart氏は述べています。「私たちは、将来の歴史家が今日の人々がどのように生活していたかを理解し、彼らが過去についてより正確で豊かな物語を構築できるようにすることを保証したいと考えています。」

CGI Federalは、プロセスをさらに自動化するために連邦機関と協力を続ける予定です。多くの人々がまだ紙のフォームで申請を提出しており、これらのデータの取り込みを自動化するための進行中の作業は、運用をさらに合理化します。このプロセスにインテリジェントドキュメントプロセッシング（IDP）を追加することで、新しい文書の取り込みが加速し、給付申請者に対するより正確な意思決定が可能になります。